Cách giám sát quyền truy cập của đại biểu trong Outlook

Giám sát quyền truy cập của đại biểu trong Outlook giúp theo dõi các hoạt động được thực hiện bởi những người đại diện đã được phép truy cập vào hộp thư liên quan. Người đại diện có thể thay mặt chủ sở hữu giúp quản lý email, cuộc hẹn và các khía cạnh khác như lên lịch cuộc họp, v.v. Bài viết này sẽ chia sẻ cách bạn có thể giám sát quyền truy cập của người đại diện trong Outlook.

Cách giám sát quyền truy cập của đại biểu trong Outlook

Cách giám sát quyền truy cập của đại biểu trong Outlook

Các tùy chọn ủy quyền được sử dụng tối ưu trong môi trường chuyên nghiệp, nơi các cá nhân cũng như nhóm cộng tác để quản lý lịch biểu và email. Chủ sở hữu hộp thư, trong khi cấp quyền ủy quyền, có thể đặt mức truy cập để áp dụng cho người đại diện.

  1. Cấp độ truy cập và thư mục áp dụng
  2. Kiểm tra và sửa đổi quyền hộp thư

Vì bài viết này đề cập đến việc giám sát quyền truy cập của người đại diện trong Outlook nên chúng tôi giả định rằng quyền truy cập của người đại diện đã được cấp cho người dùng và do đó, thảo luận về quy trình giám sát và/hoặc thay đổi tương tự.

1) Cấp độ truy cập và thư mục áp dụng

Một phần không thể thiếu trong việc giám sát quyền truy cập của người đại diện bao gồm việc xem xét hoặc sửa đổi các quyền đối với hộp thư được ủy quyền. Ba loại đặc quyền hoặc cấp độ quyền riêng biệt có thể được cấp cho việc ủy ​​quyền, như được đề cập bên dưới:

  1. Người đánh giá: Quyền truy cập chỉ đọc vào các mục được cấp cho đại biểu
  2. Tác giả: Soạn các mục mới cùng với quyền truy cập đọc. Ví dụ, một đại biểu có Tác giả quyền có thể tạo các yêu cầu họp và nhiệm vụ trực tiếp trong thư mục Nhiệm vụ và Lịch của chủ sở hữu và gửi chúng thay mặt họ.
  3. Biên tập viên: Với quyền truy cập Biên tập viên, đại biểu có liên quan có thể thực hiện tất cả các nhiệm vụ mà một Tác giả có thể làm và cũng có thể sửa đổi và xóa các mục.
  4. Không có: Không có quyền truy cập được cấp.

Các mức quyền nói trên có thể được cấp cho các thư mục Outlook như Lịch, Nhiệm vụ, Hộp thư đến, Danh bạ và Ghi chú.

Ủy quyền thư Outlook

Ghi chú: Theo mặc định, khi một đại biểu được thêm vào, sẽ được cấp Biên tập viên sự cho phép của Lịch Nhiệm vụ thư mục, chủ sở hữu có thể thay đổi thư mục này nếu cần. Khi người đại diện phản hồi cuộc họp thay mặt chủ sở hữu, cuộc họp đó sẽ tự động được thêm vào lịch của Chủ sở hữu.

2) Kiểm tra và sửa đổi quyền hộp thư

Các bước được đề cập bên dưới cung cấp mô tả chi tiết mà bạn có thể làm theo để kiểm tra và thay đổi quyền cho người đại diện trong Outlook:

Sửa đổi quyền trong Outlook

Để sửa đổi quyền cho một đại biểu hiện có, có thể nhấp vào nút Quyền sau khi chọn tên của đại biểu liên quan. Các bước được đề cập dưới đây giải thích chi tiết về việc quản lý quyền cho người được ủy quyền:

  • Bấm vào Tài liệu Tab và chọn Cài đặt tài khoản
  • Dưới Cài đặt tài khoản lựa chọn Quyền truy cập đại diện

Ủy quyền cài đặt tài khoản

  • Trong hộp thoại Truy cập đại biểu, chọn tên đại biểu cần xem xét quyền và nhấp vào Quyền để mở Quyền đại biểu Hộp thoại.

Cửa sổ quyền đại biểu

  • Trong cửa sổ tiếp theo, nhấp vào danh sách thả xuống bên cạnh mỗi mục như Lịch, Hộp thư đến, v.v. Cấp độ truy cập có thể được xem xét hoặc sửa đổi.

Ủy quyền thư Outlook

  • Nếu người đại diện được cấp quyền truy cập để nhận bản sao của các yêu cầu họp được gửi tới chủ sở hữu hộp thư, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh Người đại diện nhận bản sao các tin nhắn liên quan đến cuộc họp gửi cho tôinên cho phép tương tự.

Ghi chú: Tùy chọn này rất hữu ích khi người đại diện chỉ có thể làm việc với các yêu cầu và phản hồi cuộc họp và không cần truy cập vào các mục khác như Hộp thư đến, Danh bạ hoặc Ghi chú. Trong những trường hợp như vậy, các yêu cầu và phản hồi cuộc họp sẽ được gửi trực tiếp đến hộp thư đến của người đại diện.

  • Nếu chủ sở hữu hộp thư muốn người được ủy quyền được thông báo khi các quyền được thay đổi, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh Tự động gửi tin nhắn để ủy quyền tóm tắt các quyền này tùy chọn phải đảm bảo như nhau.

Định cấu hình tùy chọn bảo mật thư

Cấu hình Bảo mật Thư có thể là một cấu hình khác khi nói đến việc giám sát các quyền của người đại diện. Nếu chủ sở hữu hộp thư đánh dấu thư là Riêng tư, người đại diện không thể xem hoặc truy cập nó. Có thể làm theo các bước được đề cập dưới đây để đánh dấu email là Riêng tư:

  • Bấm vào Email mới để soạn một thư mới.
  • Bấm vào mũi tên bên trong Thẻ phần để mở Của cải cửa sổ.

Tags mũi tên cửa sổ soạn thư

  • Bấm vào danh sách thả xuống bên cạnh Nhạy cảm tùy chọn và chọn Riêng tư từ danh sách.

Đánh dấu email là riêng tư

Trong Outlook, các mục được đánh dấu là Riêng tư của chủ sở hữu hộp thư không hiển thị với những người có quyền truy cập đọc. Nếu họ cần được cấp quyền truy cập vào chế độ xem tương tự, Các đại biểu có thể xem các mục riêng tư của tôi tùy chọn có thể được kiểm tra. Tuy nhiên, cài đặt này ảnh hưởng đến tất cả các thư mục (Hộp thư đến, Lịch, Nhiệm vụ, Ghi chú và Danh bạ). Không thể cấp quyền truy cập riêng tư cho các thư mục cụ thể trong bất kỳ phiên bản Outlook nào.

Xóa ủy quyền truy cập

Nếu chủ sở hữu muốn xóa quyền truy cập của một người được ủy quyền cụ thể, bạn có thể thực hiện tương tự bằng cách làm theo các bước được đề cập bên dưới:

  • Bấm vào Tài liệu Tab và chọn Cài đặt tài khoản
  • Dưới Cài đặt tài khoản, lựa chọn Quyền truy cập đại diện.
  • Chọn tên của đại biểu cần loại bỏ và nhấp vào Di dời để loại bỏ quyền truy cập ủy quyền.

Xóa quyền truy cập của đại biểu

Phần kết luận

Tóm lại, giám sát quyền truy cập của đại biểu có thể được coi là một bước quan trọng trong việc duy trì quyền riêng tư và bảo mật. Việc thiết lập các mức cấp phép phù hợp và xem xét định kỳ có thể giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm khỏi bị truy cập trái phép ở cấp độ cá nhân và tổ chức.

Làm cách nào để phát hiện ai đã cấp quyền truy cập đầy đủ vào hộp thư của người dùng khác?

Để xác định ai đã cấp quyền truy cập đầy đủ cho người dùng khác trong Exchange, hãy bật kiểm tra và sử dụng các lệnh ghép ngắn PowerShell như Set-AdminAuditLogConfig và Search-AdminAuditLog. Bạn cũng có thể kiểm tra nhật ký kiểm tra quản trị viên trong Trung tâm quản trị Exchange. Các bước này sẽ giúp bạn tìm ra ai đã thực hiện thay đổi và khi nào cần đảm bảo trách nhiệm giải trình và tính minh bạch.

Bạn có thể có bao nhiêu đại biểu trong Outlook?

Giới hạn đại biểu ở một hoặc hai người. Không định cấu hình người quản lý và ủy quyền làm đại diện cho nhau. Để làm việc với tư cách là người đại diện, hãy xin phép người dùng Office 365 khác. Hãy kiểm tra với bộ phận CNTT của bạn để định cấu hình quyền truy cập đại diện đúng cách.

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Scroll to Top