Cách thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook

Outlook là một ứng dụng email mạnh mẽ cung cấp nhiều tính năng giúp bạn quản lý email một cách hiệu quả. Một tính năng như vậy là khả năng thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook.

thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook

Từ việc gửi báo cáo tiến độ hàng tuần cho các thành viên trong nhóm của bạn và gửi bản tin hàng tháng qua email cho người đăng ký đến việc thiết lập lời nhắc cho chính bạn hoặc lời nhắc thanh toán hàng tháng cho khách hàng của bạn, email định kỳ là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng các thư quan trọng được gửi đi thường xuyên mà không cần gửi chúng theo cách thủ công mọi lúc.

Cách thiết lập và gửi Email định kỳ trong Outlook

Dưới đây là hướng dẫn từng bước bên dưới về cách thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook để tiết kiệm thời gian và hợp lý hóa hoạt động liên lạc:

  1. Thông qua lịch hẹn
  2. Sử dụng Boomerang cho Outlook
  3. Thông qua theo dõi tự động
  4. Sử dụng Giao hàng Trì hoãn
  5. Thông qua tính năng Power Automate.

1) Qua Lịch hẹn

thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook

Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập lời nhắc email định kỳ bằng Lịch. Để tạo thư định kỳ, trước hết bạn cần tạo mẫu email mới, giúp việc thiết lập và gửi email định kỳ tự động trong Outlook dễ dàng hơn.

  • Để làm điều này, hãy khởi chạy Outlook và nhấp vào Email mới.
  • Bây giờ, bấm vào Tài liệu tab và chọn Lưu thành.
  • Nhấn vào Cứu và đóng email nhưng đảm bảo bạn không gửi nó.

Bây giờ bạn đã tạo thành công mẫu email, hãy làm theo các bước dưới đây để thiết lập cuộc hẹn cho email định kỳ trong lịch.

Khởi chạy Outlook và nhấp vào Lịch biểu tượng ở bên trái.

Khi Lịch mở ra, nhấp đúp vào ngày để mở Sự kiện cửa sổ. Tại đây, điền vào tệp chủ đề và thêm tên người tham dự vào trường Mời người tham dự nếu bạn muốn. Sau đó bạn có thể tiến hành chọn ngày và giờ hoặc chọn Sự tái xuất nút, tùy theo điều kiện nào áp dụng cho bạn.

Sau đó bạn có thể đặt nó thành Cả ngày nếu bạn muốn lời nhắc nhở cho cả ngày. Bây giờ, hãy chọn danh sách thả xuống Không lặp lại và chọn nếu bạn muốn lời nhắc cho Hằng ngày, hàng tuần, hàng tháng, Hàng nămhoặc Phong tục để thiết lập một ngày cụ thể.

Sau đó, bạn có thể đặt vị trí hoặc thêm mô tả đính kèm tài liệu nếu cần và nhấp vào Cứu để lưu các thay đổi.

Bây giờ, hãy đính kèm mẫu email bạn đã tạo lúc đầu. Đối với điều này, bấm vào Chèn tab > Đính kèm mục > Mục Outlook > Trong cửa sổ mới đi tới Nhìn vào > Mẫu người dùng trong hệ thống tệp.

Tại đây, chọn mẫu đã lưu của bạn > Chèn. Mẫu bây giờ sẽ được đính kèm vào lịch hẹn.

Bây giờ, hãy đặt lời nhắc trong cửa sổ cuộc hẹn trên lịch để nhắc bạn khi nào nên gửi email.

Xin lưu ý rằng lời nhắc này KHÔNG tự động gửi email mà thay vào đó sẽ nhắc bạn làm như vậy.

2) Sử dụng Boomerang cho Outlook

Thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook

Nếu bạn muốn lên lịch gửi email định kỳ trong Outlook, sử dụng Boomerang for Outlook là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Do đó, để thiết lập và gửi tin nhắn định kỳ qua Boomerang, hãy tạo một email mới.

Khi bạn đã soạn xong email, hãy nhấp vào Gửi sau lựa chọn.

Từ trình đơn thả xuống, chọn lên lịch nhắn tin định kỳ.

Bây giờ, hãy chọn ngày và giờ gửi cho email đầu tiên bạn muốn gửi.

Tiếp theo, đi đến Gửi mỗivà từ trình đơn thả xuống, hãy chọn tần suất nhận email, ví dụ: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm. Đồng thời, chọn ngày/số ngày bạn muốn gửi email.

Bây giờ, hãy chọn một ngày cụ thể mà bạn muốn dừng nhận email định kỳ. Nhưng thay vì một ngày cụ thể, bạn cũng có thể khiến nó dừng lại sau khi một số lượng tin nhắn nhất định đã được gửi hoặc cho phép nó tiếp tục hoạt động.

Khi bạn đã lựa chọn xong, hãy xem lại bản tóm tắt và nhấn vào Lịch trình cái nút.

Tin nhắn định kỳ bạn tạo sẽ được lưu trong thư mục Boomerang-Định kỳ thư mục con và sẽ được gửi tự động đến người nhận theo thiết lập của bạn. Điều này không cần bạn phải đăng nhập vào Outlook hoặc bất kỳ kết nối internet nào.

3) Thông qua theo dõi tự động

Thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook

Bạn có Tự động theo dõi tính năng trên phiên bản Outlook của bạn? Nếu có, đó là một chìa khóa khác để tạo email định kỳ.

Đối với điều này, bấm vào Tự động theo dõi tab bên cạnh Giúp đỡ trên thanh công cụ và chọn Tin nhắn định kỳ.

Nó sẽ mở Trình quản lý tin nhắn định kỳ cửa sổ. Tại đây, bấm vào Thêm vào cái nút.

Bây giờ, hãy viết email định kỳ của bạn và điền vào các trường Đến và Chủ đề.

Sau khi hoàn tất, từ bảng điều khiển bên cạnh, hãy chọn tần số, ví dụ: hằng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng nămhoặc phong tục. Bạn cũng có thể chọn ngày trong tuần và/hoặc thời gian trong ngày để gửi email.

Bạn có muốn thêm tệp đính kèm vào email định kỳ không? Bấm vào Nguồn tệp đính kèm để gửi tệp đính kèm cùng với email.

4) Sử dụng giao hàng trễ

thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook

  • Nếu sử dụng Outlook 365, hãy nhấp vào Trang chủ tab và nhấp vào Thư điện tử mới để tạo một tin nhắn email mới.
  • Chọn Tùy chọn trên thanh công cụ và nhấn vào Trì hoãn Vận chuyển cái nút.
  • Nó sẽ mở Của cải cửa sổ. Ở đây, đánh dấu vào ô bên cạnh Không giao hàng trước.
  • Bây giờ, hãy đặt ngày và giờ bên cạnh thời điểm bạn muốn gửi email.
  • Bạn có thể đánh dấu vào ô Định kỳ tùy chọn hoặc chọn hộp có nội dung Hết hạn sau và đặt ngày giờ.
  • Nhấn nút Đóng nút và sau đó nhấp vào Gửi.

Đọc: Cách tự động chuyển tiếp email trong Outlook

5) Thông qua ứng dụng Power Automate

thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook

Tuy nhiên, nếu bạn muốn giải pháp một nút bấm thì sử dụng ứng dụng Power Automate là cách tốt nhất để thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook. Đây là cách sử dụng ứng dụng:

Đăng nhập vào ứng dụng Outlook của bạn, nhấp vào công cụ khởi chạy ứng dụng ở góc trên bên trái, nhấp vào Tất cả ứng dụng để mở rộng phần và chọn Tự động hóa nguồn.

Tiếp theo, trong Tự động hóa nguồn cửa sổ, bấm vào Tạo nên cái nút.

Trên màn hình tiếp theo, chọn Luồng đám mây theo lịch trình ô để xác định thời điểm và tần suất gửi email.

Bây giờ, trong Xây dựng luồng đám mây theo lịch trình cửa sổ, gán tên trong Tên luồng cánh đồng.

Tiếp theo, dưới sự Chạy luồng này phần đặt ngày giờ và tần suất trong Lặp lại mỗi cánh đồng. Nhấp vào trình đơn thả xuống để chọn từ Tháng, Tuần, Ngày, Giờ, PhútThứ hai. Sau khi thực hiện xong, hãy nhấn nút Tạo nên cái nút.

Một khi Sự tái xuất đã được thiết lập, hãy nhấp vào Bước mới để mở Chọn một thao tác lời nhắc.

Bây giờ, bấm vào Triển vọng Office 365 biểu tượng. Tiếp theo, từ danh sách hành độnglựa chọn Gửi email (V2).

Khi cửa sổ email mở ra, hãy điền thông tin chi tiết để tạo email định kỳ. Bấm vào Hiển thị tùy chọn nâng cao để thêm cc, bc hoặc tệp đính kèm. Bấm vào Lưu để hoàn tất việc thiết lập email định kỳ.

Ghi chú: Đảm bảo rằng bạn bật lại cài đặt sau khi hoàn thành tác vụ và bây giờ bạn muốn ngừng gửi email định kỳ.

Làm cách nào để thiết lập email được lên lịch tự động trong Outlook?

Để thiết lập các email được lên lịch tự động trong Outlook, hãy tạo tin nhắn của bạn và nhấp vào Gửi sau lựa chọn. Tiếp theo, chọn Lên lịch tin nhắn định kỳđặt ngày giờ gửi cho email đầu tiên và chọn tần suất gửi lại (hằng ngày, hàng tuần, hàng thánghoặc hàng năm) từ trình đơn thả xuống. Bấm vào Cứu để kích hoạt.

Làm cách nào để tự động hóa nhiều email trong Outlook?

Để tự động hóa nhiều email trong Outlook, hãy sử dụng tính năng Trộn thư cho phép bạn gửi email được cá nhân hóa đến danh sách lớn người nhận một cách hiệu quả. Để thực hiện việc này, hãy tạo một mẫu trong Word, liên kết mẫu đó với danh sách liên hệ của bạn rồi chọn Hoàn tất & Hợp nhất. Điều này sẽ tự động gửi email của bạn.

thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Scroll to Top